Een groot aantal Nederlanders bezit een appartement. Dit betekent dat zij ook allemaal lid zijn van een Vereniging van Eigenaren. Bent u ook in het bezit van een appartement of bent u van plan om een appartement te kopen? Dan is het raadzaam om u in te lezen over de Vereniging van Eigenaren. Wanneer wordt u lid van een VvE? Wat is er nodig voor het beheer en waaruit bestaat het bestuur? Welke kosten brengt het beheer van een VvE met zich mee? In dit artikel vindt u alles over de Vereniging van Eigenaren.
Inhoud:
1. Vereniging van Eigenaren
– 1.1 Appartementsrecht
– 1.2 VvE oprichten
– 1.3 Slapende Vereniging van Eigenaren
2. VvE beheer
3. Splitsingsakte
4. Huishoudelijk reglement VvE
5. Kosten VvE
– 5.1 Kosten VvE beheer
– 5.2 MJOP (meerjarig onderhoudsplan)
– 5.3 Opstalverzekering
1. Vereniging van Eigenaren
Iedereen die een appartement koopt krijgt te maken met een Vereniging van Eigenaren (VvE). Wat is een Vereniging van Eigenaren precies? Een VvE is een vereniging die zorg draagt voor het onderhoud en de huishoudelijke reglementen van een gebouw dat wordt gedeeld door meerdere eigenaren. Een VvE functioneert veelal op dezelfde wijze als een algemene vereniging, met enkele specifieke aanvullingen. Zo is het lidmaatschap van een VvE in tegenstelling tot gewone verenigingen niet vrijwillig. Wie een appartement koopt wordt van rechtswege automatisch lid van de VvE en kan dit niet weigeren. Het lidmaatschap stopt pas als het eigendom van het appartement aan iemand anders overgaat. Aan het lidmaatschap van de VvE zijn verschillende kosten verbonden, waarvan het meeste geld wordt gebruikt voor het onderhoud van het gebouw. Het is van belang dat de koper van een appartement zich eerst goed laat informeren over deze kosten om niet voor vervelende verrassingen te komen staan. Als lid van een VvE krijgt de appartementseigenaar echter wel medezeggenschap over het beleid van de Vereniging van Eigenaren.
1.1 Appartementsrecht
Bij het kopen van een woning wordt in feite de grond onder het gebouw gekocht. Door ‘natrekking’ wordt de koper vervolgens ook de eigenaar van het gebouw dat op die grond staat. Natrekking is een juridische term die omschrijft hoe een kleiner onderdeel deel uit gaat maken van een groter geheel. Zo wordt bijvoorbeeld iemand die een fiets koopt ook automatisch eigenaar van de bel die aan het stuur zit vastgemaakt. Voor losstaande woningen werkt dit betrekkelijk eenvoudig, maar wanneer een gebouw wordt opgedeeld in los te verkopen appartementen (zeker bij hoogbouw) is het lastiger om vast te stellen welk stuk grond er precies wordt verkocht. Daarom wordt het eigendom van de grond en het gebouw met meerdere appartementen verdeeld over alle eigenaren van appartementen in het gebouw. Deze opsplitsing gebeurt onder het appartementsrecht. Dit appartementsrecht bestaat uit drie componenten:
- De eigenaar van een appartement heeft een aandeel in het eigendom van de grond en het gebouw.
- De eigenaar van een appartement heeft exclusief gebruiksrecht van een bepaald gedeelte van de grond of het gebouw (het eigen appartement).
- De eigenaar is verplicht lid van de Vereniging van Eigenaren.
1.2 Vereniging van Eigenaren oprichten
Een Vereniging van Eigenaren ontstaat op het moment dat een gebouw wordt opgedeeld in meerdere los te verkopen appartementen volgens het appartementsrecht. Een Vereniging van Eigenaren kan en hoeft dus niet naderhand pas opgericht te worden. Ook is het lidmaatschap van een VvE geen keuze, bij het aanschaffen van een appartement hoort een lidmaatschap van de VvE. Pas wanneer het eigendom van het appartement overgaat naar iemand anders is het lidmaatschap afgelopen. Hoewel een Vereniging van Eigenaren oprichten nooit apart nodig is, dient een VvE wel altijd bij de Kamer van Koophandel te worden ingeschreven. Als een VvE niet is ingeschreven bij de KvK dan is dit volgens de wet een economisch delict. Hoewel ieder appartementencomplex een VvE heeft, kan het voorkomen dat deze VvE inactief is. Dit wordt ook wel een ‘slapende Vereniging van Eigenaren’ genoemd.
1.3 Slapende Vereniging van Eigenaren
Er zijn Verenigingen van Eigenaren waarvan de leden niet bijeenkomen, waarbij er geen geld opzij wordt gezet voor een onderhoudsreserve en waarbij er geen gemeenschappelijke verzekeringen worden afgesloten. Dit noemt men een ‘slapende Vereniging van Eigenaren’. Dit kan er bijvoorbeeld toe leiden dat wanneer er groot onderhoud nodig is, deze kosten plotseling en in één keer betaald moeten worden. Het is om verschillende redenen daarom verstandig om een slapende VvE actief te maken. Een eerste stap is om alle eigenaren bijeen te krijgen voor een algemene ledenvergadering waarin een bestuur aangesteld kan worden en andere zaken geregeld kunnen worden, zoals het afsluiten van verzekeringen en het opstellen van een begroting. Vervolgens moet er gestreefd worden naar minimaal één bijeenkomst per jaar waarin de begroting voor het volgende jaar wordt opgesteld en het bestuur verantwoording aflegt over het afgelopen jaar. Een actieve VvE voorkomt vervelende verrassingen en laat de waarde van de appartementen stijgen.
2. VvE beheer
Een Vereniging van Eigenaren moet over het beheer verschillende besluiten nemen, zoals welk onderhoud er nodig is of welke regels er gelden bij het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten. Daarom kent een VvE vier wettelijk verplichte organen voor het beheer van het gebouw. Het belangrijkste orgaan voor het VvE beheer is de algemene ledenvergadering (ALV). In deze vergadering mogen alle leden van de VvE stemmen over besluiten of zelf voorstellen doen. De ALV vindt ten minste één keer per jaar plaats. Twee onderwerpen die altijd worden besproken bij een ALV zijn de begroting voor het komende boekjaar en uitgiften van het afgelopen boekjaar. Uit de leden van de VvE wordt een voorzitter gekozen. Deze voorzitter heeft echter niet meer bevoegdheden dan andere leden, de primaire taak is het voorzitten van de algemene ledenvergadering.
Behalve de voorzitter wordt er ook een dagelijks bestuur aangesteld door de ALV. Dit dagelijks bestuur bestaat uit één of meerdere bestuurders die het uitvoerende orgaan van het beheer van een Vereniging van Eigenaren vormen. Zo beheert het bestuur de financiën van de VvE, sluit het verzekeringen af, spreekt het bewoners aan op de regels, organiseert het de ALV’s etc. Het beleid van dit bestuur wordt altijd bepaald door de ALV, het bestuur voert dit slechts uit. Het bestuur wordt gekozen door de algemene ledenvergadering en kan gekozen worden uit eigen leden of het bestuur kan uitbesteed worden aan een externe beheerder die geen lid is van de VvE. Dit laatste wordt regelmatig gedaan wegens voordelen als meer aanwezige kennis, tijdsbesparing en onafhankelijkheid. Een extern aangesteld bestuur kan nooit zelf opstappen, het kan alleen ontslagen worden door de ALV. Een bestuur bestaande uit leden van de VvE kan wel zelf opstappen. Om te voorkomen dat een VvE dan zonder bestuur blijft zitten kan er dan een ALV georganiseerd worden door de leden, waar dit normaal gesproken alleen door het bestuur gedaan kan worden.
Tot slot behoort tot het beheer van een VvE ook verplicht een kascommissie. De kascommissie bestaat uit ten minste twee VvE leden die de jaarstukken van het bestuur controleert. Na deze controle adviseren zij de VvE leden tijdens de algemene ledenvergadering. De kascommissie wordt gekozen door de ALV en moet uit leden van de VvE bestaan.
3. Splitsingsakte
Na de aankoop van een eengezinswoning ontvangt de koper van de notaris een eigendomsakte en in het geval van een hypothecaire lening ook een hypotheekakte. Bij het aanschaffen van een appartement ontvangt de koper naast deze documenten ook nog een splitsingsakte. Dit is nodig omdat het gebouw door meerdere eigenaren wordt gedeeld. In de splitsingsakte staat hoe het gebouw is verdeeld in privé en gemeenschappelijke ruimtes. Dit wordt ondersteund door middel van een splitsingstekening, waarop de grenzen tussen de ruimtes precies staan aangegeven. Ook wordt aangegeven welk aandeel de eigenaren precies hebben in het gebouw. Meestal wordt dit afgeleid van het aantal vierkante meters dat het eigen appartement heeft. Dit aandeel wordt gebruikt voor verschillende bepalingen in de statuten van de VvE (het splitsingsreglement), die zijn opgenomen in de splitsingsakte of verwijzen naar een standaard model splitsingsreglement.
Het splitsingsreglement, onderdeel van de splitsingsakte, beschrijft de rechten en verplichtingen van de leden van de Vereniging van Eigenaren. Zo staat er in hoe het stemrecht of de kosten per aandeel zijn verdeeld of waarvoor een verzekering moet worden afgesloten. Dit splitsingsreglement kan in de splitsingsakte zelf staan of het kan verwijzen naar een model splitsingsreglement dat om de aantal jaar uitkomt. Afwijkingen op bepaalde punten van deze modelovereenkomst kunnen ook in de splitsingsakte worden opgenomen. De splitsingsakte wordt ingeschreven bij het kadaster en is vrij toegankelijk. Voor het wijzigen van de splitsingsakte is een stemmenaantal van 80% tot soms 100% nodig in de ALV.
4. Huishoudelijk reglement Vereniging van Eigenaren
Naast het splitsingsreglement in de splitsingsakte kan een Vereniging van Eigenaren er ook voor kiezen om een huishoudelijk reglement op te stellen. In dit reglement worden bepalingen opgenomen die van meer huishoudelijke aard zijn, zoals of er fietsen en kinderwagens in het portiek mogen staan of dat er na een bepaald tijdstip geen luide muziek meer gemaakt mag worden. Ook kunnen er regels in worden opgenomen over de gang van zaken tijdens een algemene ledenvergadering of hoe het bestuur dient te handelen. Wat er in het huishoudelijk reglement staat wordt bepaald tijdens de algemene ledenvergadering. In principe mag er van alles worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement, zolang dit niet in strijd is met de splitsingsakte en met de wet. Ook worden onredelijke bepalingen of bepalingen die inbreuk maken op het eigendomsrecht als ongeldig gezien. Hieronder valt bijvoorbeeld het verplichten van een bepaalde kleur badkamertegels in het eigen huis, het appartement niet mogen verlaten na een bepaald tijdstip wegens geluidsoverlast of een maximaal aantal toegestane bewoners van een appartement.
5. Kosten Vereniging van Eigenaren
Aan een Vereniging van Eigenaren zijn verschillende kosten verbonden. Dit zijn kosten die voor het onderhouden van het beheer van de Vereniging van Eigenaren zelf dienen of kosten die door de VvE worden ingezet ten behoeve van het gemeenschappelijk belang van de eigenaren. Omdat een lidmaatschap van een VvE verplicht is, is het verstandig om bij het kopen van een appartement van tevoren rekening te houden met de hoogte van deze kosten. De kosten, ook wel servicekosten of ledenbijdragen genoemd, worden maandelijks geïnd bij alle eigenaren. Met die inkomsten zorgt het bestuur dat onder andere de gezamenlijke verzekeringen, de onderhoud- en schoonmaakkosten van gemeenschappelijke ruimten en de spaartegoeden voor grote uitgaven worden betaald of aangevuld. Officieel worden de servicekosten ‘voorschotbijdragen’ genoemd, omdat aan het einde van het jaar wordt bekeken of er teveel of te weinig is binnengekomen om de kosten te dekken. Het overschot wordt dan teruggegeven en het tekort wordt nog nageheven. In de praktijk komt het ook vaak voor dat dit wordt verrekend met de reserves die een VvE dient achter te houden voor grote onregelmatige uitgaven, zoals het vervangen van alle liften in een gebouw. De hoogte van de servicekosten wordt ieder jaar vastgesteld in een algemene ledenvergadering met het goedkeuren van de opgestelde begroting voor het komende jaar. Goedkeuring vindt plaats door middel van stemmen.
5.1 Kosten VvE beheer
Voor het beheer van een Vereniging van Eigenaren heeft een VvE twee opties. Het kan uit de eigen leden een beheer samenstellen of het kan een professionele beheerder aanstellen. De kosten voor het VvE beheer lopen hierbij sterk uiteen. Wanneer het VvE beheer door eigen leden wordt gevormd, dan bestaan de kosten voornamelijk uit onkostenvergoedingen en eventueel vrijwilligersvergoedingen. Deze onkostenvergoedingen gaan over de kosten die gepaard gaan met het beheer van een VvE, dus het aanschaffen van materialen als pennen en papier of het huren van een zaal voor een ALV. Als waardering voor de vrijwillige inzet van de bestuurders kan er ook een vrijwilligersvergoeding worden uitgekeerd. Deze mag echter nooit boven het maximum toegestane bedrag uitkomen.
Als er is gekozen voor een extern VvE beheer door een professionele aanbieder, dan brengt dit hogere kosten met zich mee. De kosten voor extern VvE beheer kunnen verschillen per aangeboden pakket en of er intensieve begeleiding nodig is voor grote onderhoudsprojecten. Ook kan de arbeidslast verschillen per grootte van de te beheren VvE, wat van invloed is op de kosten.
5.2 MJOP (meerjarig onderhoudsplan)
Zaken als schoonmaakkosten, kleinschalig onderhoud of het betalen van een extern bestuur voor de Vereniging van Eigenaren kunnen goed bekostigd worden van de maandelijks geïnde servicekosten. Een Vereniging van Eigenaren is echter ook verplicht om een reservefonds op te zetten voor grootschalig onderhoud. Dit fonds wordt steeds aangevuld met een deel van de servicekosten. Wanneer het tijd is om bijvoorbeeld na twintig jaar het dak te vernieuwen, dan wordt deze onderhoudsreserve aangesproken. Hoe hoog deze reserve moet zijn is niet wettelijk vastgelegd, het moet echter wel hoog genoeg zijn om de onderhoudskosten te kunnen dekken. Hoewel het niet verplicht is, is het daarom verstandig om een meerjarig onderhoudsplan (MJOP) op te stellen. In dit MJOP staat voor ieder bouwdeel (lift, dak, gevel, trappenhuis, etc.) aangegeven hoe lang dit bouwdeel nog meegaat voor er onderhoud moet plaatsvinden. Daarbij staat vervolgens vermeld hoe hoog de kosten van dit onderhoud zijn. Het is verstandig om daarbij niet alleen van de gemiddelde levensduur uit te gaan maar om ook een conditiemeting te laten uitvoeren. Het plannen van de onderhoudskosten over meerdere jaren bezien wordt met een MJOP eenvoudiger.
5.3 Opstalverzekering
De Vereniging van Eigenaren gebruikt de inkomsten van de servicekosten ook voor het afsluiten van gemeenschappelijke verzekeringen. Het staat de VvE vrij om te bepalen welke dit zijn. Meestal wordt er in ieder geval een gedeelde opstalverzekering afgesloten. De opstalverzekering vergoedt water-, brand-, storm- en ontploffingsschade aan het gebouw. Door deze gedeelde opstalverzekering is het niet nodig om deze nog apart voor het eigen appartement af te sluiten, tenzij om een bepaalde reden de waarde van het eigen appartement veel hoger ligt dan het gemiddelde in het gebouw. Bij een gedeelde opstalverzekering hoort een appartementsclausule. Als één van de bewoners nalatig is of met opzet schade veroorzaakt, dan hoeft de verzekering normaal gesproken niet uit te keren. Dat zou echter betekenen dat alle andere bewoners hier ook door worden benadeeld. De appartementsclausule in een opstalverzekering zorgt er daarom voor dat de overige bewoners van het gebouw wel gewoon geld krijgen om de schade te herstellen. De kosten worden dan meestal door de verzekeraar op de aanstichter verhaald.
